Fonctionnalités de Kwevio

Kwevio est une application gratuite de gestion des frais professionnels qui remplace définitivement le tableur Excel. Pensée pour les indépendants, les TPE, les commerciaux et les dirigeants, elle réunit dans une seule interface tout ce dont vous avez besoin pour saisir, calculer, justifier et exporter vos notes de frais — des frais kilométriques aux repas d'affaires, en passant par les transports, l'hébergement et les dépenses diverses.

Disponible sur Android, iOS et en application web légère installable (PWA), Kwevio fonctionne en ligne comme hors-ligne, avec ou sans compte. Cette page passe en revue, fonctionnalité par fonctionnalité, tout ce que l'application sait faire pour vous faire gagner du temps et sécuriser votre comptabilité.

Le constat de départ est partagé par des milliers de professionnels : la gestion des frais reste l'une des tâches administratives les plus chronophages et les plus sources d'erreurs. Un onglet Excel par mois, des formules de barème recopiées d'année en année, des reçus froissés au fond d'un portefeuille, et au moment de la déclaration, l'impression de tout reprendre à zéro. Kwevio a été pensée pour faire disparaître cette friction. Chaque écran, chaque automatisme vise un objectif unique : que vous passiez le moins de temps possible sur l'administratif et le plus de temps possible sur votre métier.

Vue d'ensemble

Kwevio a été créée par Xavier Deloffre (FACEM WEB, Arras) à partir d'un besoin très concret : remplacer un tableur de frais kilométriques devenu trop fastidieux à maintenir. De ce point de départ est née une application complète qui couvre l'ensemble du cycle de vie d'une dépense professionnelle.

L'idée directrice est simple : vous saisissez une dépense en quelques secondes, l'application se charge des calculs (distance, barème, TVA récupérable), et au moment de la déclaration ou de l'envoi au comptable, tout est déjà prêt. Plus de formules à corriger, plus de justificatifs égarés, plus de barème kilométrique à aller chercher chaque année.

Kwevio est multilingue (français et anglais aujourd'hui, allemand, italien, espagnol et néerlandais ensuite) et multi-pays, ce qui en fait un outil adapté aussi bien à un freelance français qu'à un commercial qui traverse les frontières européennes.

Les catégories de frais

Toutes vos dépenses professionnelles trouvent leur place dans Kwevio grâce à des catégories pensées pour la réalité du terrain. Chaque catégorie dispose de ses propres champs, pour une saisie rapide et un récapitulatif clair.

Cette organisation par catégories n'est pas qu'un classement esthétique : elle conditionne les calculs et l'export. Une dépense de carburant ne suit pas la même logique qu'une indemnité kilométrique, et un repas d'affaires appelle des champs que n'exige pas une nuit d'hôtel. En adaptant la saisie à la nature de chaque frais, Kwevio garantit que rien d'utile n'est oublié et que la déclaration finale est complète.

Frais kilométriques

Le cœur historique de l'application. Vous indiquez un point de départ et une destination, choisissez un aller simple ou un aller-retour, et Kwevio calcule l'indemnité kilométrique selon le barème de votre pays.

Transport

Train, avion, taxi ou VTC : enregistrez vos billets et courses avec le montant, la date et le justificatif associé. Idéal pour les déplacements où vous n'utilisez pas votre véhicule personnel.

Repas et réception

Les repas d'affaires sont gérés finement : vous pouvez préciser le nombre de convives et la liste des participants, une information précieuse pour justifier la dépense et, le cas échéant, la TVA récupérable.

Hébergement

Nuits d'hôtel et locations courtes durée se déclarent en quelques secondes, photo du reçu à l'appui.

Divers

Péage, parking, fournitures, petits achats… La catégorie « divers » accueille tout ce qui n'entre pas dans les autres rubriques, sans jamais bloquer votre saisie.

Le kilométrique automatique : OpenStreetMap + barème

C'est l'une des fonctionnalités les plus appréciées. Au lieu de relever péniblement votre compteur ou d'estimer à la louche, vous laissez Kwevio faire le travail.

La distance routière est calculée automatiquement via OpenStreetMap (moteur OpenRouteService). Vous saisissez l'adresse de départ et l'adresse d'arrivée, et l'application détermine le trajet réel par la route. Le point de départ est variable : il n'est pas figé sur une adresse unique, ce qui colle aux tournées et aux déplacements multiples.

Vous choisissez ensuite aller simple ou aller-retour, et le calcul s'ajuste instantanément. Le barème kilométrique appliqué dépend du pays du déplacement :

• France : barème par puissance fiscale (CV) et par tranches de distance. Particularité importante, au-delà de 5 000 km parcourus dans l'année, la formule de la tranche supérieure s'applique à toute la distance annuelle : Kwevio effectue ce recalcul rétroactif pour vous. Les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20 %.
• Royaume-Uni : 55 pence par mile jusqu'à 10 000 miles, puis 25 pence au-delà.
• Allemagne et Luxembourg : environ 0,30 € par kilomètre.
• Belgique : environ 0,4259 € par kilomètre.
• Espagne : environ 0,26 € par kilomètre.
• Pays-Bas : environ 0,23 € par kilomètre.
• Suisse : environ 0,75 à 0,76 CHF par kilomètre.
• Italie : tables ACI.

Ces montants sont indicatifs sur une base 2025. L'application maintient le barème kilométrique à jour pour que votre indemnité kilométrique reste fidèle aux règles en vigueur dans chaque pays.

Un exemple concret de calcul

Prenons un commercial français roulant avec un véhicule de 5 CV. En début d'année, ses trajets sont indemnisés selon la tranche correspondant à une distance inférieure à 5 000 km. Dès que le cumul annuel franchit ce seuil, la formule de la tranche supérieure s'applique rétroactivement à l'ensemble des kilomètres déjà parcourus. Calculer cela à la main est fastidieux et source d'erreurs : Kwevio s'en charge automatiquement et met à jour chaque déplacement concerné. Vous voyez immédiatement l'effet sur votre indemnité kilométrique totale.

Autre cas fréquent : le véhicule électrique. En France, le barème prévoit une majoration de 20 %. Vous n'avez rien à calculer — il suffit d'indiquer le type de véhicule, et l'application applique la majoration sur chaque trajet. Le même principe vaut à l'international : selon le pays sélectionné, Kwevio bascule sur le barème local (pence par mile au Royaume-Uni avec le seuil des 10 000 miles, tarifs au kilomètre en zone euro, francs par kilomètre en Suisse, tables ACI en Italie), sans que vous ayez à connaître les règles par cœur.

OCR des justificatifs

Photographier un reçu et tout ressaisir à la main, c'est terminé. La reconnaissance optique de caractères (OCR) de Kwevio lit votre justificatif et pré-remplit automatiquement le montant et la date.

Point essentiel sur la confidentialité : l'OCR fonctionne à 100 % dans votre navigateur, grâce à Tesseract.js. Vos reçus ne partent sur aucun serveur pour être analysés — le traitement reste sur votre appareil. Vous gagnez du temps sans rien sacrifier à la protection de vos données.

Le fonctionnement est immédiat : vous ouvrez la saisie d'une nouvelle dépense, vous prenez le reçu en photo, et les champs se remplissent. Vous gardez bien sûr la main pour corriger ou compléter une information avant d'enregistrer. Cette approche « local-first » présente un double avantage : la rapidité, parce qu'aucun aller-retour réseau n'est nécessaire, et la confidentialité, parce que vos justificatifs — souvent porteurs d'informations sensibles — ne quittent jamais votre appareil pour être lus.

Suivi de la TVA récupérable

La gestion de la TVA récupérable est souvent une corvée. Kwevio la simplifie radicalement : vous saisissez simplement le montant TTC figurant sur votre reçu, et l'application calcule automatiquement le HT et la TVA récupérable selon le taux applicable et le pays.

À la fin de l'exercice, vous disposez ainsi d'une vue claire de la TVA que vous pouvez récupérer, sans manipuler de formule ni risquer l'erreur d'arrondi. Un atout précieux au moment de transmettre vos éléments au comptable.

Le suivi est cohérent avec la dimension multi-pays de l'application : le taux retenu dépend du pays de la dépense, de sorte qu'un repas réglé à Bruxelles et un repas réglé à Paris n'appliquent pas la même logique de récupération. Combiné à la catégorie « repas et réception » et à son champ « nombre de convives », ce suivi vous donne tous les éléments pour distinguer ce qui est récupérable de ce qui ne l'est pas, sans avoir à improviser au moment de la clôture.

Synchronisation avec l'agenda

Vos déplacements professionnels figurent déjà, le plus souvent, dans votre agenda. Kwevio s'en sert pour vous faire gagner encore plus de temps.

Vous pouvez connecter votre agenda Google en un seul tap, en lecture seule uniquement, ou importer un fichier .ics depuis Outlook ou iCloud. Dès lors, un rendez-vous comportant un lieu peut devenir un déplacement : Kwevio reprend l'adresse et calcule la distance automatiquement. Vos réunions sur site se transforment en frais kilométriques sans la moindre ressaisie.

Suggestions, édition libre et dépenses antérieures

Kwevio apprend de votre usage pour accélérer la saisie. L'application vous propose des suggestions à partir des lieux et des convives déjà enregistrés : un client que vous voyez régulièrement, un restaurant habituel, un trajet récurrent s'auto-complètent en quelques lettres.

L'édition est totalement libre : vous pouvez corriger une dépense à tout moment. Et surtout, rien ne vous oblige à saisir au jour le jour. Vous pouvez ajouter des dépenses antérieures en rattrapage, ce qui est précieux quand on remplit ses notes de frais à la fin du mois ou du trimestre.

Tableau de bord et cumul annuel

Le tableau de bord vous donne une vision immédiate de vos frais professionnels. Vous y suivez le cumul annuel de vos dépenses, par catégorie, mois après mois.

Ce suivi est d'autant plus utile pour le kilométrique : comme le barème français change de tranche au-delà de 5 000 km, voir en continu votre cumul vous aide à anticiper l'impact fiscal de vos déplacements. Le tableau de bord reflète en temps réel les recalculs que l'application effectue pour vous.

Export Excel et CSV

Au moment de déclarer ou de transmettre vos frais, l'export comptable de Kwevio fait toute la différence.

• Export Excel (XLSX) : un récapitulatif annuel accompagné de 12 onglets mensuels, prêt à l'emploi.
• Export CSV : pour intégrer vos données dans n'importe quel outil comptable.
• Vous choisissez la granularité : mensuel, annuel ou par catégorie.
• Les justificatifs sont joints à l'export.
• En option, l'envoi automatique au comptable vous évite même la dernière manipulation.

Fini le tableur recopié à la main : vos données quittent Kwevio dans un format directement exploitable par votre expert-comptable.

Cet export est conçu pour parler le langage de votre comptable. Le récapitulatif annuel offre la vue d'ensemble dont il a besoin pour la déclaration, tandis que les douze onglets mensuels détaillent chaque dépense ligne par ligne. Parce que les justificatifs voyagent avec les données, votre interlocuteur dispose immédiatement de la preuve associée à chaque montant, ce qui réduit drastiquement les allers-retours. Et si vous activez l'envoi automatique, le fichier part vers la bonne adresse au rythme que vous avez défini, sans que vous ayez à y penser.

Multi-pays et multilingue

Kwevio est conçue pour les professionnels mobiles. L'application gère plusieurs pays, avec le barème kilométrique et les règles de TVA propres à chacun (France, Royaume-Uni, Allemagne, Luxembourg, Belgique, Espagne, Pays-Bas, Suisse, Italie…).

Côté langues, l'interface est disponible en français et en anglais, avec l'allemand, l'italien, l'espagnol et le néerlandais prévus ensuite. Que vous déclariez vos frais en France ou que vous facturiez vos déplacements à l'étranger, Kwevio parle votre langue et applique les bons calculs.

Hors-ligne et installation

Kwevio est une application web progressive (PWA) : vous l'installez directement depuis votre navigateur, sur mobile comme sur ordinateur, sans passer par un store si vous le souhaitez.

Une fois installée, elle fonctionne hors-ligne. Vous pouvez saisir une dépense dans un train, un avion ou une zone sans réseau : vos données sont stockées localement et restent disponibles. La synchronisation reprend dès que la connexion revient.

Cette indépendance vis-à-vis du réseau est un vrai atout pour les professionnels en déplacement. Vous n'êtes plus tributaire d'une connexion pour saisir une dépense au moment où elle a lieu — ce qui est précisément le meilleur moment pour ne rien oublier. L'installation en tant qu'application progressive vous donne par ailleurs une icône sur votre écran d'accueil, un lancement instantané et une expérience proche d'une application native, sans le poids ni les contraintes d'un téléchargement via un store.

Comptes et synchronisation sécurisée

Kwevio fonctionne sans compte si vous préférez garder vos données strictement sur votre appareil. Mais si vous travaillez sur plusieurs appareils, la création d'un compte active une synchronisation sécurisée et pensée pour la confidentialité.

• Mots de passe protégés par scrypt avec sel.
• Jetons d'authentification hachés et révocables.
• Isolation par utilisateur des données.
• Résolution des conflits par « dernière modification gagnante ».
• Transport chiffré en TLS.
• Conformité RGPD.

Vous gardez ainsi la maîtrise de vos informations, que vous choisissiez la simplicité du mode local ou le confort de la synchronisation multi-appareils.

Pour qui Kwevio est-elle faite ?

Kwevio s'adresse à tous ceux qui doivent suivre des frais professionnels sans y consacrer un temps déraisonnable :

• Les indépendants et freelances qui veulent une note de frais propre sans logiciel coûteux.
• Les TPE qui cherchent un outil simple à déployer.
• Les commerciaux qui enchaînent les déplacements et veulent un suivi automatique de leurs frais kilométriques.
• Les dirigeants qui ont besoin d'une vue claire et d'un export prêt pour le comptable.

Quel que soit le profil, la promesse est la même : une prise en main immédiate, sans formation ni paramétrage complexe. Vous pouvez démarrer sans compte, tester l'application sur vos déplacements réels, et n'activer la synchronisation que le jour où vous en avez besoin. Cette progressivité fait de Kwevio un outil aussi rassurant pour un utilisateur occasionnel que puissant pour un professionnel qui déclare des centaines de dépenses par an.

À chacun de ces profils, Kwevio fait gagner le même bénéfice : moins de temps perdu sur l'administratif, plus de fiabilité dans les calculs.

Il faut aussi souligner à quel point cette conception respecte votre horizon de temps. Parce que vous pouvez ajouter des dépenses antérieures, vous n'êtes jamais pénalisé par une saisie tardive : un trimestre de reçus peut être traité d'un seul tenant, l'OCR se chargeant de la frappe fastidieuse et les suggestions rappelant les lieux et convives déjà utilisés. Le tableau de bord réconcilie alors l'ensemble en une seule vue annuelle, et l'export transforme cette vue en un livrable que votre comptable peut ouvrir sans la moindre question.

Un modèle gratuit et transparent

Kwevio est et reste gratuite. La monétisation future reposera sur une couche d'avis et de contenus (covoiturage, compagnies aériennes, restaurants, lieux) entièrement anonymisée, sur la base du volontariat (opt-in), avec de la publicité (AdMob/AdSense) et dans le respect du RGPD. Votre usage de l'outil de gestion de frais n'est pas conditionné à ces services.

Des automatismes qui font la différence au quotidien

Au-delà de chaque fonctionnalité prise isolément, c'est leur combinaison qui change l'expérience. Un rendez-vous client importé depuis votre agenda devient un déplacement géolocalisé ; la distance routière est calculée par OpenStreetMap ; le barème de votre pays s'applique automatiquement ; le cumul annuel se met à jour et déclenche, si besoin, le recalcul des tranches ; et tout cela atterrit dans un export prêt pour le comptable. La même fluidité vaut pour un repas d'affaires : photo du reçu, OCR du montant et de la date, ventilation automatique de la TVA récupérable, et c'est réglé.

Cette chaîne continue, du calendrier jusqu'à la comptabilité, est précisément ce qui distingue Kwevio d'un simple tableur amélioré. Vous ne saisissez plus des chiffres : vous décrivez vos déplacements et vos dépenses, et l'application en tire les conséquences fiscales et comptables.

Conclusion

De la saisie à l'export, Kwevio couvre toute la chaîne de vos notes de frais : catégories adaptées au terrain, frais kilométriques calculés automatiquement via OpenStreetMap selon le barème de chaque pays, OCR confidentiel des justificatifs, suivi de la TVA récupérable, synchronisation de l'agenda, tableau de bord annuel et export comptable au format Excel et CSV. Le tout gratuitement, hors-ligne, multi-pays et multilingue.

Prêt à abandonner votre tableur ? Lancez Kwevio dès maintenant et déclarez votre premier déplacement en quelques secondes.