À propos de Kwevio
Kwevio est une application gratuite de gestion des frais professionnels et de la note de frais, disponible sur Android, iOS et dans le navigateur sous forme d'application web légère et installable (PWA). Multilingue et multi-pays, elle a été pensée pour une chose : transformer la corvée des frais en un geste rapide, fiable et presque invisible. Cette page raconte pourquoi nous l'avons créée, ce en quoi nous croyons, et où nous voulons l'emmener.
L'origine : un tableur Excel et la corvée des frais kilométriques
Kwevio n'est pas né dans une salle de réunion ni sur un tableau blanc rempli de courbes de croissance. Il est né d'un agacement très concret, celui de Xavier Deloffre, dirigeant de FACEM WEB, une entreprise basée à Arras. Comme beaucoup d'indépendants et de dirigeants qui se déplacent, Xavier devait déclarer ses frais kilométriques chaque mois. Et comme beaucoup, il le faisait dans un classeur Excel : un onglet par mois, un onglet de récapitulatif annuel, et des dizaines de lignes à remplir à la main.
Le rituel était toujours le même. Retrouver l'adresse du rendez-vous, estimer la distance, parfois rouvrir une carte en ligne pour vérifier le nombre de kilomètres, recopier ce chiffre dans la bonne cellule, appliquer le bon barème kilométrique de l'année, vérifier que la formule n'avait pas été cassée par un copier-coller malheureux, puis recommencer pour le trajet suivant. À la fin du mois, il fallait consolider. À la fin de l'année, il fallait tout réconcilier. Une seule erreur de saisie, et le récapitulatif annuel devenait faux.
Il y avait aussi la question des justificatifs. Les reçus s'accumulaient : un ticket de péage dans la boîte à gants, une note de restaurant froissée dans une poche, un billet de train reçu par e-mail, une facture d'hôtel imprimée à la va-vite. Au moment de remplir le tableur, il fallait retrouver chacun de ces papiers, vérifier le montant, parfois la TVA, puis les classer pour le comptable. Entre la dépense réelle et sa déclaration, il s'écoulait souvent des semaines, et chaque semaine de plus augmentait le risque qu'un justificatif soit perdu et qu'un frais légitime ne soit jamais récupéré.
Ce tableur fonctionnait, au sens où il finissait par produire un total. Mais il était fragile, chronophage et anxiogène. Chaque déplacement professionnel se payait, plus tard, en minutes perdues devant un écran à recopier des chiffres. Et plus l'activité grandissait, plus le fichier devenait lourd, plus les risques d'erreur augmentaient. Le pire ? Cette corvée n'apportait aucune valeur. Personne n'a jamais signé un client ni terminé un projet grâce à un onglet Excel mieux rangé.
Le déclic et la mission
Le déclic a été simple à formuler : si je dois faire cela chaque mois, des milliers d'autres professionnels le font aussi, exactement de la même façon, avec la même perte de temps. La note de frais est un problème universel des indépendants, des TPE, des commerciaux et des dirigeants. Tout le monde s'en plaint, peu d'outils le résolvent vraiment de manière simple et abordable.
L'idée de Kwevio est donc née de l'envie de transformer cette corvée en une application : mobile, parce qu'on accumule les frais en déplacement, pas à son bureau ; simple, parce qu'un outil de frais ne devrait jamais demander une formation ; et automatisée, parce que la machine est bien meilleure que nous pour calculer une distance, appliquer un barème ou lire un montant sur un reçu.
Il y avait, derrière ce constat, une forme de conviction : la technologie qui existe aujourd'hui rend cette corvée totalement évitable. Les cartes en ligne savent calculer une distance en une fraction de seconde. La reconnaissance de texte sait lire un montant sur une photo. Les barèmes sont des données publiques et stables. Tout était là, éparpillé ; il manquait simplement un outil pour assembler ces briques au service d'un usage concret, dans la poche de celui qui se déplace.
Notre mission tient en une phrase : rendre la note de frais si simple qu'on l'oublie. Vous faites votre travail, vous vous déplacez, vous payez un repas ou un péage ; Kwevio s'occupe du reste, en arrière-plan, et vous redonne à la fin du mois un export propre, exact et prêt à transmettre. Pas de tableur à maintenir. Pas de formule à réparer. Pas de soirée perdue à reconstituer ses trajets.
Ce que Kwevio change concrètement
La différence entre un tableur et Kwevio n'est pas cosmétique : elle change la nature même de la tâche. Voici ce qui bascule, concrètement, dès que vous commencez à utiliser l'application.
- Les distances se calculent toutes seules. Plus besoin d'ouvrir une carte à part : vous indiquez un point de départ et une destination, et Kwevio calcule la distance à partir des données cartographiques OpenStreetMap. Le nombre de kilomètres n'est plus une estimation à la louche, c'est un calcul.
- Le barème s'applique tout seul. Le barème kilométrique dépend du pays et de l'année ; Kwevio le connaît et l'applique automatiquement. Fini les tableaux de barèmes à recopier dans une cellule et à mettre à jour chaque année.
- Les reçus se lisent tout seuls. Grâce à l'OCR, vous photographiez un justificatif et l'application en extrait les informations clés : montant, date, et le cas échéant la TVA. Le reçu papier ne traîne plus dans une poche en attendant d'être oublié.
- La TVA se calcule toute seule. Pour les frais concernés, Kwevio gère le détail de la TVA, ce qui simplifie la récupération et la comptabilité.
- L'agenda devient une source de frais. Avec la synchronisation d'agenda, vos rendez-vous peuvent servir de point de départ à une note de frais, parce que vos déplacements y sont déjà décrits.
- L'export est prêt en un clic. En fin de mois ou d'année, vous générez un fichier Excel ou CSV propre, structuré et exact, prêt à être transmis à votre comptable ou intégré à votre logiciel.
Il y a aussi un effet moins visible mais tout aussi important : la sérénité. Quand chaque frais est saisi au moment où il survient, directement depuis le téléphone, il n'y a plus de pile de reçus à traiter, plus de doute sur un trajet oublié, plus de course de dernière minute avant l'échéance comptable. La charge mentale liée aux frais, ce petit bruit de fond permanent, disparaît presque entièrement.
Au total, ce que Kwevio change, c'est le temps : ce que faisait un tableur en plusieurs heures par mois, l'application le fait en quelques secondes par déplacement, au moment où vous y êtes, sans recopie ni consolidation finale.
Nos principes
Un outil de frais touche à deux choses sensibles : votre temps et vos données. C'est pourquoi Kwevio est construit sur des principes clairs, que nous refusons de sacrifier pour aller plus vite ou gagner plus.
La simplicité avant tout
L'expérience utilisateur passe en premier. Une application de note de frais qui demande un manuel a déjà échoué. Chaque écran de Kwevio doit pouvoir être compris en quelques secondes, par quelqu'un qui n'a aucune appétence pour la comptabilité. La simplicité n'est pas un manque de fonctionnalités : c'est le travail patient de cacher la complexité pour ne montrer que l'essentiel.
L'automatisation
Tout ce qui peut être calculé doit l'être par la machine. Les distances via OpenStreetMap, le barème selon le pays et l'année, la lecture des reçus par OCR, la TVA, l'aide de l'agenda : à chaque fois qu'une saisie manuelle peut être évitée, nous l'évitons. Moins vous tapez, moins vous vous trompez.
Le respect de la vie privée
Vos frais racontent vos déplacements, vos clients, vos habitudes : ce sont des données personnelles et professionnelles sensibles. Kwevio est pensé pour les protéger. Les données sont d'abord locales, sur votre appareil. L'OCR s'exécute sur l'appareil, sans envoyer vos reçus à un serveur. Et les fonctions qui supposent un partage de données sont en opt-in : rien ne se déclenche sans votre accord explicite. La synchronisation et les comptes existent, mais ils sont optionnels et sécurisés.
La gratuité au lancement
Kwevio est gratuit. Nous voulons que l'outil soit accessible aux indépendants et aux petites structures, c'est-à-dire précisément à ceux pour qui chaque euro et chaque heure comptent. La gratuité au lancement n'est pas un appât : c'est cohérent avec notre conviction que bien gérer ses frais ne devrait pas être un luxe.
L'ouverture internationale
Le problème de la note de frais ne s'arrête pas aux frontières. Kwevio est multilingue et multi-pays dès sa conception, avec des barèmes adaptés à plusieurs pays. Un professionnel qui se déplace en Europe ne devrait pas avoir besoin d'un outil différent par pays.
Un aperçu des fonctionnalités
Derrière la promesse de simplicité, Kwevio couvre l'ensemble du cycle de vie d'une note de frais. Voici les grandes fonctionnalités, regroupées par usage.
Toutes vos catégories de frais
Kwevio gère les principales catégories de frais professionnels : les frais kilométriques, les frais de transport (train, avion, taxi, parking, péage), les repas, l'hébergement et les frais divers. Chaque catégorie est traitée avec ses spécificités, pour que la saisie reste rapide tout en restant exacte.
Calcul des distances et barème
Les distances s'appuient sur les données OpenStreetMap, et le barème kilométrique s'applique automatiquement selon le pays et l'année. Vous n'avez plus à connaître le barème par cœur ni à le tenir à jour : l'application s'en charge.
OCR des justificatifs et TVA
L'OCR lit vos reçus photographiés et en extrait les informations utiles, montant et date en tête. La TVA est gérée pour les frais concernés, ce qui facilite la récupération et la comptabilité.
Synchronisation d'agenda
La synchronisation avec votre agenda permet de partir de vos rendez-vous réels pour créer des notes de frais cohérentes, sans ressaisir des trajets que vous avez déjà planifiés.
Export, hors-ligne et synchronisation
Vous exportez vos frais en Excel ou CSV en un clic. L'application fonctionne hors-ligne, parce qu'on n'a pas toujours du réseau en déplacement. Et les comptes et la synchronisation sont optionnels et sécurisés : vous restez maître de ce que vous synchronisez.
Pour qui Kwevio est-il fait ?
Kwevio s'adresse à toutes les personnes pour qui la note de frais est une réalité régulière, mais qui n'ont ni le temps ni l'envie d'en faire un métier.
- Les indépendants et freelances, qui gèrent tout eux-mêmes et veulent récupérer du temps facturable plutôt que de le passer sur un tableur.
- Les TPE et petites équipes, qui ont besoin d'un outil simple et abordable sans déployer un logiciel d'entreprise complexe.
- Les commerciaux et personnes en déplacement permanent, dont les frais kilométriques et de repas s'accumulent vite et doivent être suivis au fil de l'eau.
- Les dirigeants, comme celui qui a créé Kwevio, qui veulent une vision claire de leurs frais sans y consacrer leurs soirées.
Ce qui réunit ces profils, c'est qu'ils déclarent leurs frais eux-mêmes, sans service comptable dédié pour le faire à leur place, et que ce temps est du temps qu'ils ne facturent pas. Pour eux, chaque minute économisée sur l'administratif est une minute rendue à leur vrai métier. Kwevio ne cherche pas à remplacer un logiciel de comptabilité d'entreprise : il vise précisément cet espace, mal couvert, entre le tableur improvisé et l'outil professionnel trop lourd.
Si vous vous êtes déjà retrouvé un dimanche soir à reconstituer vos trajets du mois dans Excel, Kwevio a été conçu pour vous.
Notre vision pour l'Europe
Notre ambition est claire : faire de Kwevio l'outil de référence, simple et honnête, de la note de frais en Europe. Référence, parce que nous voulons que gérer ses frais professionnels avec Kwevio devienne le réflexe naturel. Simple, parce que la complexité est l'ennemie de l'adoption. Et honnête, parce que la confiance ne se gagne qu'avec de la transparence.
Cette ambition est aussi une question de respect. Trop d'outils prennent leurs utilisateurs pour des sources de données à monétiser, ou pour des cibles à enfermer dans des abonnements opaques. Nous voulons prouver qu'on peut construire un produit utile, durable et économiquement viable tout en restant du côté de l'utilisateur. La référence que nous visons n'est pas seulement une part de marché : c'est une réputation de droiture.
Le caractère multi-pays et multilingue n'est pas un détail : c'est le cœur de cette vision. Un professionnel qui traverse plusieurs pays européens doit pouvoir s'appuyer sur un seul outil, qui parle sa langue et connaît les barèmes locaux. Nous croyons qu'il y a, en Europe, un besoin réel d'un outil de frais qui ne soit ni un tableur bricolé, ni un logiciel d'entreprise hors de prix.
Comment le projet se finance, honnêtement
Nous préférons être directs sur l'argent, parce qu'un outil qui touche à vos données financières doit être limpide sur son modèle. Kwevio est gratuit au lancement. Nous n'inventerons pas ici de chiffres de levées de fonds ou d'utilisateurs : ce qui compte, c'est notre intention.
À l'avenir, le financement du projet se fera de manière respectueuse de votre vie privée. La piste que nous privilégions est une couche d'avis et de contenus anonymisée et en opt-in : rien qui exploite vos données personnelles à votre insu, rien qui transforme vos frais en produit publicitaire. Si une fonctionnalité devait reposer sur un partage de données, elle serait anonymisée, optionnelle et clairement présentée. Nous voulons un modèle économique qui finance le projet sans trahir les principes qui l'ont fait naître.
Nous contacter et contribuer
Kwevio est porté par une conviction et reste à l'écoute de ses utilisateurs. Si vous avez une idée, un besoin de barème ou de langue supplémentaire, un bug à signaler ou simplement une remarque sur l'expérience, votre retour nous est précieux. C'est en partant de cas réels, comme celui du tableur de départ, que l'outil s'améliore.
- Partagez vos besoins : dites-nous quelles catégories de frais, quels pays ou quelles langues comptent pour vous.
- Signalez les frictions : chaque étape de trop est une occasion de simplifier encore.
- Parlez-en autour de vous : si Kwevio vous fait gagner du temps, il en fera probablement gagner à un confrère.
Le projet est né chez FACEM WEB, à Arras, et garde cet esprit : proche du terrain, à taille humaine, attentif aux usages réels plutôt qu'aux effets de manche.
En conclusion
Kwevio est parti d'un classeur Excel, d'un onglet par mois et d'une corvée mensuelle que personne n'aime. Nous en avons fait une application simple, automatisée et respectueuse de votre vie privée, qui calcule vos distances, applique le barème, lit vos reçus, gère la TVA et vous rend un export propre, sans effort. Gratuite au lancement, multilingue et multi-pays, elle a une ambition assumée : devenir l'outil de référence de la note de frais en Europe.
La meilleure façon de comprendre Kwevio, c'est de l'essayer sur votre prochain déplacement. Laissez le tableur de côté et voyez la différence par vous-même.